Política de tratamiento de datos personales
Versión 1.0 · Vigente desde: 15 de octubre de 2026
Esta política explica cómo se recogen, usan, conservan y protegen los datos personales que recibe Nitidus Labs, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y las demás normas que los modifiquen o complementen.
1. Responsable del tratamiento
- Responsable
- Hilmer Osorio Navarro, persona natural que opera con el nombre comercial Nitidus Labs
- Domicilio
- Tuluá, Valle del Cauca, Colombia
- Dirección
- CLL 5C 19 38
- Correo para asuntos de datos personales
- privacidad@nitiduslabs.com
- Sitio web
- nitiduslabs.com
Las consultas y reclamos sobre datos personales los atiende directamente el responsable, Hilmer Osorio Navarro, por los canales indicados.
2. Alcance y definiciones
Esta política se aplica a los datos personales de visitantes del sitio nitiduslabs.com, de personas que hacen consultas o solicitan cotizaciones y de clientes de Nitidus Labs, recibidos por el formulario, el correo electrónico, WhatsApp o durante la prestación de los servicios.
No se aplica a los datos que los clientes de Nitidus Labs recogen en sus propios sitios o aplicaciones. En esos casos el responsable es cada cliente, y Nitidus Labs actúa como encargado solo cuando trate datos por instrucción suya y según lo acordado por escrito.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento.
- Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
- Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
3. Datos que tratamos
- Formulario de contacto: nombre, empresa o actividad (opcional), correo electrónico, teléfono o WhatsApp (opcional), servicio de interés y el mensaje que escribas.
- Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador y fecha y hora de acceso, registrados por Cloudflare, que aloja el sitio, para su funcionamiento y seguridad.
- Correo y WhatsApp: los datos que compartas al escribirnos por esos canales.
- Clientes: los datos necesarios para formalizar, ejecutar y facturar el servicio contratado.
4. Finalidades
- Responder consultas, aclarar necesidades y preparar las cotizaciones que solicites.
- Ejecutar, documentar y dar soporte a los servicios contratados.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
- Atender solicitudes relacionadas con tus derechos como titular.
- Mantener la seguridad y el funcionamiento del sitio.
No usamos tus datos para enviarte publicidad. Si en el futuro se ofrece ese servicio, se pedirá una autorización separada y opcional.
5. Datos que no solicitamos
No pedimos datos sensibles, datos de niñas, niños o adolescentes, contraseñas o claves de acceso, datos de tarjetas o cuentas financieras ni documentos de identidad. Si los recibimos sin haberlos solicitado, los eliminamos. Si un proyecto llegara a requerir alguna de estas categorías, se evaluará y acordará por separado antes de recogerla.
6. Autorización
Antes de enviar el formulario debes marcar la casilla de autorización, que aparece desmarcada. Al enviarlo se genera un registro con la fecha y hora, el texto que aceptaste y la versión de esta política, que conservamos como prueba. El silencio o la inactividad no constituyen autorización.
Texto de la autorización: «Autorizo a Hilmer Osorio Navarro, quien opera como Nitidus Labs, a tratar los datos que envío para atender mi consulta y preparar la cotización que solicite, incluido su envío a los proveedores de alojamiento y correo ubicados fuera de Colombia, según la Política de tratamiento de datos personales.»
Si nos escribes por correo o WhatsApp, usamos los datos que compartas solo para atender tu solicitud, conforme a esta política. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, por ejemplo cuando la información la requiera una autoridad en ejercicio de sus funciones o se trate de datos de naturaleza pública.
7. Proveedores y transmisión internacional
Para operar el sitio y el correo usamos los siguientes proveedores tecnológicos, ubicados fuera de Colombia:
| Proveedor | Función | Datos | Ubicación |
|---|---|---|---|
| Cloudflare | Alojamiento del sitio y del formulario, DNS, reenvío de correo (Email Routing), distribución de contenido y seguridad | Dirección IP, datos técnicos de la conexión, y datos del formulario y correos recibidos mientras se procesan para su entrega (no conserva su contenido, salvo los registros técnicos de entrega del servicio) | Red global |
| Google (Gmail) | Buzón de correo electrónico del responsable, donde se reciben y conservan las consultas | Mensajes del formulario y correos recibidos | Estados Unidos y otros países donde opera Google |
Cloudflare actúa como encargado y trata los datos por cuenta del responsable, bajo sus condiciones contractuales de tratamiento de datos; esa comunicación es una transmisión internacional conforme al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. El buzón de Gmail es una cuenta de correo del responsable que Google presta bajo sus propios términos de servicio y su política de privacidad; el envío de tus datos a ese servicio fuera de Colombia se realiza con la autorización expresa que otorgas al enviar el formulario o al escribirnos, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Si eliges escribirnos por WhatsApp, ese servicio, prestado por Meta Platforms, trata tus datos según sus propias condiciones y política de privacidad.
No vendemos, alquilamos ni cedemos tus datos personales. Si cambiamos de proveedor, actualizaremos esta sección antes de hacerlo.
8. Cookies y herramientas de terceros
El sitio no instala cookies propias, ni herramientas de analítica o publicidad. Cloudflare puede usar cookies técnicas estrictamente necesarias para proteger el sitio. Al abrir WhatsApp o enviar un correo, se aplican las políticas de esos servicios.
9. Conservación
| Información | Plazo |
|---|---|
| Consultas, correos y conversaciones que no terminan en contratación | 12 meses desde el último contacto; luego se eliminan |
| Información de clientes y soportes del servicio | Durante la relación contractual y los plazos legales de conservación de documentos comerciales y contables (10 años, artículo 60 del Código de Comercio) |
| Solicitudes sobre datos personales | El tiempo necesario para atenderlas y demostrar su atención |
| Registros técnicos del sitio y del formulario | Hasta 7 días |
10. Seguridad
Aplicamos medidas razonables para proteger la información: conexión cifrada (HTTPS), acceso a las cuentas restringido al responsable y protegido con verificación en dos pasos, credenciales guardadas fuera del código fuente y ningún almacenamiento de los mensajes del formulario en la infraestructura del sitio. Ningún sistema es completamente invulnerable; si ocurre un incidente que afecte tus datos, actuaremos conforme a la ley.
11. Derechos de los titulares
Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, puedes:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea necesaria.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder de forma gratuita a tus datos personales.
12. Cómo ejercer tus derechos
Escribe a privacidad@nitiduslabs.com. Indica tu nombre, lo que solicitas, un medio para responderte y, si aplica, los documentos que la respalden. La verificación de identidad será proporcional a la solicitud; no pediremos copia de tu documento de identidad salvo que sea necesario.
Consultas
Se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible hacerlo en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento)
Se responden en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible hacerlo en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción; si pasan dos (2) meses sin que lo completes, se entenderá desistido. Recibido un reclamo completo, en un máximo de dos (2) días hábiles se marcará la información como «reclamo en trámite» hasta resolverlo.
13. Registro Nacional de Bases de Datos
Como persona natural, el responsable no está obligado a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (Decreto 090 de 2018). Esto no lo exime de las demás obligaciones de protección de datos.
14. Vigencia y cambios
Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Los cambios sustanciales se anunciarán en este sitio antes de aplicarse y, si cambian las finalidades del tratamiento, se pedirá una nueva autorización. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades y los plazos de conservación descritos.